Kompetentes Abwickeln von Meetings und Konferenzen

In vielen großen Unternehmen gehören Konferenzen und Meetings zum Arbeitsalltag der Angestellten. Dies können sowohl Telefonkonferenzen, als auch Meetings von Angesicht zu Angesicht sein.

Wenn es sich um ein Meeting oder sogar eine Konferenz in Seminarform handelt, so findet dieses meistens im Hotel statt. Hierfür gibt es spezielle Tagungshotels. Nicht selten muss hier zunächst die Anreise geplant und die Koffer gepackt werden. Wer häufiger zu entfernten Konferenzen gerufen wird, dem sei zu der Anschaffung eines Titan Meetingkoffers zu raten. Diese sind robust und im Nu gepackt.
Kleinere Konferenzen werden in der Regel in den Konferenzräumen des Unternehmens abgehalten. Diese dauern meistens nur kurze Zeit, während sich Seminare in Hotels oft auch über mehrere Tage hinziehen können.
Bei Meetings im eigenen Unternehmen werden die Vorbereitungen oft von Sekretärinnen getroffen. Dazu gehört das Eindecken des Raumes mit Getränken, Gläsern, Tassen und kleinen Snacks wie Keksen. In manchen Unternehmen müssen diese Vorbereitungen allerdings auch von den Mitarbeitern getroffen werden, die dann das Meeting abhalten. Diese müssen auch das Thema, über das gesprochen werden soll selber ausarbeiten. Dies ist für die Mitarbeiter nur in den Anfängen etwas schwierig und ungewohnt, da nicht jeder Mensch gerne vor mehreren Leuten spricht, aber mit ein wenig Übung wird dies für jeden zum Alltag werden.
Nach dem Referat wird meistens kontrovers über das jeweilige Thema, in diesem Fall zum Beispiel über die Ergebnisse vom Versicherungsvergleich, diskutiert. Moderiert wird diese Diskussion vom Diskussionsleiter. Am Ende eines Meetings sollen Ergebnisse stehen. Deshalb sollte der Diskussionsleiter über fundiertes Fachwissen und ein Höchstmaß an Erfahrung auf dem jeweiligen Gebiet verfügen. Denn ohne dies kann das Erzielen von Ergebnissen unverhältnismäßig lange dauern.

Von jeder Konferenz oder jedem Meeting wird in der Regel ein Protokoll angefertigt. Dies muss im Wechsel einer der teilnehmenden Mitarbeiter anfertigen. Früher wurde diese Aufgabe von Sekretärinnen übernommen, die mit Stenoblock und Stift den Ausführungen des Referierenden lauschten und alles auf Papier brachten. Der Vorteil lag darin, dass sich alle Mitarbeiter auf die Diskussion konzentrieren konnten und nicht durch Protokoll führen abgelenkt wurden. Doch im Zeitalter von Notebooks und Laptops bleibt diese Aufgabe den Mitarbeitern vorbehalten. Dabei machen die Mitarbeiter während der Konferenz in der Regel Notizen, die das spätere Schreiben des Protokolls vereinfachen sollen.