Meeting vorbereiten

Mit Vorbereitung zum Erfolgreichen Meeting

Meetings sind beim Chef ebenso unbeliebt wie bei seinen Mitarbeitern. Das liegt wohl daran, das diese Meetings oft stundenlang andauern und alle Beteiligten das Gefühl haben, hier würde von einem Duschvorhang gesprochen. Gemeint ist damit, dass auch nach Stunden keine konkreten Ergebnisse vorzuweisen sind. In der Hauptsache liegt ein schlechtes Meeting in der Vorbereitung der Gesprächspartner. Auch das wichtige Teilnehmer, oftmals nicht am Meeting teilnehmen, trägt zum Erfolg eines Meetings sicher nicht bei. Aus diesem Grund ist es für alle Beteiligten wichtig, das ein Meeting bis ins kleinste Detail geplant und vorbereitet ist, damit niemand den Gedanken an einen Duschvorhang hegen kann.

Damit ein Meeting nicht zum sinnlosen Beisammensein ausartet, sollten im Vorfeld schon einige Dinge geklärt werden. Ein Moderator, der das gesamte Meeting leitet, kann einige Tage vorher, die wichtigsten Tagesordnungspunkte zusammentragen und diese den Teilnehmern mitteilen. Auch der Grund für das Treffen sollte klar und deutlich vorgelegt werden, nach Möglichkeit den Zeitfaktor angeben, der für das Treffen eingeplant ist.
Nach der Begrüßung der Teilnehmer sollten die Besprechungspunkte, sowie das Ziel des Meetings noch einmal aufgegriffen werden. Unterhaltungen, die nichts mit dem Thema zu tun haben, sollten vermieden werden. Als feste Regel für alle Teilnehmer ist es von Vorteil, wenn ein bestimmtes Zeitlimit für die Redner vereinbart wird. Zudem sollten alle Redner ausreden dürfen, sachliche Kritik kann natürlich geäußert werden.

Nichts ist schlimmer, als wenn die Teilnehmer eines Meetings aneinander vorbeireden. Ist etwas unklar, ist es ein Vorteil, wenn der unklare Punkt sofort geklärt werden kann, das spart viel Zeit. Auf den meisten Meetings kommt es unweigerlich zu Diskussionen, die mit dem Thema nichts zu tun haben. Hier ist der Moderator gefragt, der auf die zu besprechenden Themen erneut hinweist und alle Nebenthemen nur mit den entsprechenden Personen, auf ein separates Treffen verweist. So genannte Unruhestifter, Menschen, die vom Thema abweichen, ihren Aggressionen freien Lauf lassen und permanent dazwischenrufen, sind für ein Meeting absolute Zeitkiller. Die Aufgabe des Moderators ist es, die Betroffenen Personen freundlichst darauf hinzuweisen, sich wieder dem Thema hinzugeben. Tägliche Meetings gehen an die Substanz, hier sollten Unternehmen einen Tag in der Woche einen konferenzfreien Tag bestimmen. Das hebt die Stimmung beim Chef ebenso wie bei seinen Mitarbeitern.

Bei einem Meeting sollte man aber körperlich und geistig vorbereitet sein. So empfiehlt es sich vor dem Meeting ausreichend zu trinken und etwas zu essen um das andauernde Meeting geistig fit zu überstehen. Dem einen oder anderen würde vorher auch eine ausgiebige Munddusche gut tun, um die Kollegen mit schlechtem Atem zu verschonen. Auf das Thema Körperpflege muss wohl nicht extra eingegangen werden. Schließlich weiß jeder wie schlimm ein aufdringlicher Körpergeruch in einem Raum voller Menschen werden kann.