Business Meeting im richtigen Raum

Sie bereiten eine wichtige Besprechung vor und können nicht auf die firmeneigene Infrastruktur zurückgreifen? Nun haben Sie mehrere Möglichkeiten. Natürlich könnten Sie ein Nebenzimmer in einem Restaurant reservieren. Entspricht dies nicht Ihren Anforderungen? Bevor sie notgedrungen eine Wohnung kaufen, um diese nach Ihren Erfordernissen und Ansprüchen in die perfekte Kulisse für ihre geschäftlichen Termine zu zimmern, mieten Sie sich einen Konferenzraum.

Dabei ist ein Konferenzraum mehr als nur ein Zimmer mit Tisch und Stühlen. Dieser Raum muss die modernen Anforderungen und Standards an Geschäftsbesprechungen erfüllen. Präsentationsmöglichkeiten wie Beamer, Flipcharts und Schreibboard gehören selbstverständlich wie Internetanschluss, Telefon, Faxgerät und Drucker dazu. Die Beleuchtung im Raum ist wichtig, sie darf nicht zu grell und nicht zu dunkel sein, schließlich müssen sich die Teilnehmer über einen längeren Zeitraum wohlfühlen. Hier sei auch an die Klimatisierung gedacht.
Ebenso wichtig, als wollten Sie eine Wohnung kaufen, ist die Standortwahl des Konferenzraumes. Denken Sie an die Lage und Verkehrsanbindung, damit die Teilnehmer gute An- und Abreisemöglichkeiten nach deren Anforderungen haben und ggf. auch mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln reisen werden. Außerdem müssen je nach Dauer und Anlass der Besprechungen Punkte wie Verköstigung, Unterbringung und Erholung berücksichtigt werden. Die Größe des Raumes und die weiteren Anforderungen, wie zum Beispiel Assistent-Services hängen direkt von der Art der Konferenz, der Teilnehmerzahl und des Personenkreises ab. Dazu ist es notwendig, rechtzeitig mit der Planung des Meetings zu beginnen. Das Augenmerk sollte deshalb immer auf der effizienten Vorbereitung liegen. Trotzdem müssen Sie flexibel bleiben, um auf mögliche kurzfristige Veränderungen professionell reagieren zu können.

Einen Konferenzraum mieten – sicherlich nicht so teuer wie eine Wohnung kaufen, trotzdem in vielen Punkten ein mit Besonderheiten behaftetes Thema, das sorgfältig und genau bearbeitet werden muss, denn schließlich hängt davon der unternehmerischer Erfolg ab, und somit möglicherweise auch der persönliche Erfolg.